最后，管理者要严格要求自己的秘书，确保秘书撰写的文件都能立即发出去，不需要作任何改动。这样才能减少秘书的工作量，让他们把时间花在那些重要的工作上。
工作时间不闲谈
有效利用时间，是创造最大效益的关键因素。为什么同样的时间、同样的工作量，有的人能够轻松完成，有的人却只完成了一半？关键原因是有的人上班时间闲聊天，浪费了大量时间，影响了工作。在上班时间内，常常能听到这样的对话：
“下班后，我们去超市逛逛吧，那里的很多日用品都在打折。”
“听说有个大学副教授生了二胎，被学校辞退了。”
“财务部的经理准备和他的妻子离婚，据说是因为妻子有了外遇。”
“小李买房子啦，据说有一大半购房款是他丈母娘给的。”
……
如果仔细倾听，这些在办公室里窃窃私语的人，他们的谈话内容几乎与手头工作没有任何关系。当然，他们在谈话时，也就停下了手里的工作。
事实上，上班聊天是最浪费时间的行为，不但影响自己的工作，降低工作效率，还会影响到周围同事的工作。更重要的是，由于闲聊分散了精力，工作中容易出现差错，给公司造成损失，也会影响自己的发展。